Quy Định Về Chi Phí Thuê Văn Phòng Chủ Đầu Tư Và Khách Hàng Cần Nắm Được

Thuê văn phòng là nhu cầu thiết yếu của các doanh nghiệp. Đây cũng là giao dịch quan trọng đối với các chủ cho thuê. Vậy hai bên cần nắm quy định về chi phí thuê văn phòng như thế nào để đảm bảo giao dịch thành công, hợp đồng thực hiện thuận lợi? Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin giới thiệu với các bạn chi tiết về các loại chi phí này.

Quy định về chi phí thuê văn phòng hạng mục cố định

Việc thuê văn phòng được các doanh nghiệp coi là hạng mục quan trọng, tạo tiền đề để công ty có những bước phát triển vượt bậc. Một văn phòng phù hợp với công ty là nơi đúng với nhu cầu về vị trí, trang thiết bị, dịch vụ và hơn nữa, phải có chi phí thuê phù hợp. Trong các chi phí thuê văn phòng thì chi phí thuê cố định là khoản nặng nhất. Bất cứ ai tìm hiểu quy định về cho thuê văn phòng nên tìm hiểu kỹ mục này.

Nếu không lựa chọn kỹ thì doanh nghiệp dễ áp lực khi tới mỗi kỳ thanh toán. Chọn mặt bằng làm việc cho công ty quá đắt đỏ, quá khả năng chi trả thì lâu ngày sẽ khiến túi tiền của công ty khánh kiệt. Vậy quy định về chi phí thuê văn phòng hạng mục cố định sẽ gồm những khoản gì?

Tiền thuê văn phòng

Đây là khoản tiền thường tính theo m2 tại các tòa nhà văn phòng hiện đại hạng A, B hoặc tính trọn gói theo tháng tại các tòa văn phòng hạng C, D. Nhưng cách tính theo m2 phổ biến hơn. Ví dụ, như Intracom Riverside là dự án văn phòng hạng A của Intracom Group, tọa lạc tại chân cầu Nhật Tân. Giá trung bình sàn văn phòng tại đây là 10$/m2/tháng. Như vậy, với các sàn 70m2 thì giá thuê cứng sẽ là 700$/m2/tháng. Tương tự như vậy, bạn có thể tính được chi phí thuê văn phòng cứng với mỗi địa điểm khảo sát, dựa vào tiền thuê/m2 và diện tích cho thuê.

Thời gian chi trả tiền thuê cứng này theo tháng, quý hoặc năm. Hình thức thanh toán linh hoạt, tùy vào thỏa thuận của bên cho thuê và bên thuê hoặc căn cứ theo hợp đồng đã được thống nhất.

Phí dịch vụ

Quy định về chi phí thuê văn phòng ở mục dịch vụ này được hiểu là khoản tiền bên thuê phải trả cho các dịch vụ và tiện ích cung cấp bởi tòa nhà. Các chi phí này thông thường sẽ gồm một số mục như: lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng và điều hòa tại khu vực công cộng, vận hành thang máy, phun khử khuẩn côn trùng, chăm sóc cắt tỉa cây xanh…

Hiện nay, các chi phí này cũng thường tính theo m2 diện tích văn phòng thuê hoặc theo đầu người thực tế lao động ở văn phòng. Ngoài ra, hợp đồng thuê văn phòng cũng không thể thiếu mục chi phí cố định là thuế VAT.

Quy định về chi phí thuê văn phòng theo thực tế sử dụng: Ngoài các chi phí cố định bất biến như trên thì quy định về chi phí thuê văn phòng còn có các khoản phải chi trả linh hoạt theo thực tế sử dụng.

Tiền điện điều hòa

Chi phí này sẽ được tính theo từng tháng, quý hoặc năm chiếu theo quy định hợp đồng đã thỏa thuận và ký kết, thông thường, nộp cùng với tiền thuê cố định. Thực tế ở Hà Nội, có một số văn phòng hạng A, B gộp chi phí điều hòa này vào trong chi phí dịch vụ ở mục tiền thuê cố định (tính m2). Thế nhưng nhiều văn phòng cho thuê hạng C, D lại tính riêng. Bởi vậy, với doanh nghiệp đang đi tìm thuê văn phòng, cần hỏi kỹ và lưu ý trước khi thuê văn phòng để chủ động chi trả.

Điện năng tiêu thụ tại khu vực thuê văn phòng

Hầu như ở tất cả các tòa văn phòng hiện nay, dù phân khúc hạng nào cũng đều tính điện năng tiêu thụ của văn phòng thuê theo đồng hồ riêng. Như vậy, doanh nghiệp phải chi trả chi phí này theo thực tế sử dụng.

Chi phí gửi xe

Quy định về chi phí thuê văn phòng mục gửi xe được tính theo  nhiều hình thức linh hoạt, tùy chủ đầu tư hoặc ban quản lý. Một số tòa nhà ưu đãi miễn phí gửi xe máy và ô tô tùy theo diện tích thuê, số phương tiện vượt quá giới hạn miễn phí thì sẽ đóng thêm tiền. Nhưng cũng có tòa thì tính thêm phí gửi xe theo lượng nhân viên công ty sử dụng thực tế. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên đàm phán thật kỹ trước khi thuê để có chi phí hợp lý nhất.

Quy định về chi phí phát sinh: Do nhu cầu công việc nên có những thời điểm, công ty sẽ phát sinh thêm chi phí phải chi trả.

Phí làm ngoài giờ

Ngoài giờ hành chính, những lúc công việc tồn đọng, phát sinh khiến nhân viên làm tăng ca thêm giờ thì cần phải thanh toán thêm chi phí cho ban quản lý. Các chi phí này là chi trả cho tiền điện thang máy, tiền điện cho khu công cộng, tiền nước WC, tiền dịch vụ… và tiền điện điều hòa trung tâm.

Các tòa văn phòng có cách tính phí làm ngoài giờ khá đa dạng. Bạn nên khảo sát kỹ, xem cách tính nào có lợi cho mình nhất để thương lượng. Thường thì có 4 cách tính phổ biến là: dựa vào diện tích thuê (m2), dựa vào thời gian tăng ca (giờ), dựa theo họng điều hòa sử dụng và cuối cùng, có thể fix sẵn theo văn phòng.

Thế nhưng cũng có những tòa nhà không thu thêm tiền làm thêm ngoài giờ. Hoặc ban quản lý chỉ tính thêm tiền này khi công ty  làm thêm nhiều giờ liên tục trong nhiều ngày hoặc sử dụng điều hòa nhiều.

Phí trong thời gian thi công nội thất

Ở Hà Nội, nhiều tòa nhà văn phòng miễn phí cho đơn vị thuê mặt bằng thời gian mà đơn vị đó cải tạo lại mặt bằng hoặc trang trí, sắp xếp nội thất. Thời gian miễn phí tùy vào thương lượng của hai bên, thường là 15 – 30 ngày. “Miễn phí” nhưng không miễn phí hoàn toàn! Bởi, không phải trả tiền thuê mặt bằng nhưng doanh nghiệp thuê vẫn phải chi trả các phí dịch vụ hoặc tiền điện phát sinh khi thi công nội thất.

Phí hoàn trả mặt bằng

Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp thuê sau khi dọn đồ của mình đi khỏi mặt bằng thì chắc chắn vẫn còn những hạng mục cần phải dọn dẹp thêm như dọn rác, dọn các vách ngăn, vách kính, dọn nội thất cũ hỏng… Ban quản lý hoặc chủ cho thuê là người sẽ dọn dẹp lại mặt bằng, hoàn về hiện trạng ban đầu. Thế nên, bên thuê sẽ là bên phải trả tiền phí này. Chi phí thuê văn phòng ghi trong hợp đồng nên thêm mục này vào để tránh kết thúc hợp đồng gây tranh cãi giữa hai bên.

Tất cả các thông tin quy định về chi phí thuê văn phòng ở trên được chúng tôi tổng hợp lại cụ thể, chi tiết, rõ ràng. Mong rằng, trên hành trình cho thuê văn phòng của các chủ đầu tư và hành trình thuê văn phòng của các doanh nghiệp, các thông tin trên sẽ phát huy tác dụng. Nắm rõ các quy định, liên quan trực tiếp tới tiền nong ngay từ ban đầu cũng là cách giúp hai bên thống nhất, ký kết được hợp đồng hợp tình hợp lý.

5/5 - (1 bình chọn)

Nguồn bài viết tại Intracom Riverside

source https://intracom-riverside.vn/kinh-nghiem-thue-van-phong/quy-dinh-ve-chi-phi-thue-van-phong/