Thay Đổi Địa Chỉ Văn Phòng Đại Diện Cần Điều Kiện Gì?

Địa chỉ văn phòng đại diện có vai trò quan trọng về pháp lý và thực tiễn đối với hoạt động của công ty. Tuy nhiên, vì nhiều lý do chủ quan hoặc khách quan, công ty phát sinh nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Vậy công việc thay đổi này có những điều kiện, quy trình, lưu ý cụ thể ra sao? Bài viết sau cung cấp cho bạn các thông tin để tham khảo và chủ động hơn khi thực hiện công việc này.

Tại sao phải làm thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì văn phòng đại diện được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của mỗi công ty. Bộ phận này có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của công ty và bảo vệ các lợi ích đó.

Dựa vào khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền thành lập văn phòng đại diện dù ở trong nước hay nước ngoài. Đặc biệt, có thể đặt một hay nhiều điểm tại một địa phương trên đơn vị hành chính nhất định, không giới hạn số lượng.

Nếu lập cơ quan đại diện tại Việt Nam sẽ tuân thủ quy định của Luật Doanh nghiệp mới nhất 2020 và các văn bản đi kèm liên quan. Nếu lập cơ quan tại nước ngoài thì sẽ tuân thủ theo quy định và luật pháp của nước sở tại để ổn định hoạt động và phát triển. Điều lệ doanh nghiệp sẽ ghi nhận tất cả thông tin như tên, địa điểm, cách thức vận hành… của văn phòng đại diện. Thủ tục mở văn phòng đại diện cũng phải tuân theo quy định của pháp luật.

Bất cứ sự thay đổi thông gì liên quan tới văn phòng đại diện hoặc các đơn vị phụ thuộc, thông tin về địa chỉ không ngoại lệ, đều phải nhanh chóng thông báo tới phòng đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày tính từ khi có sự thay đổi. Đó là quy định của pháp luật mà doanh nghiệp nào cũng phải thi hành. Bởi nếu không thông báo thay đổi địa chỉ hoặc chậm trễ có thể đối mặt với các khung phạt hành chính nặng nề. Để càng lâu càng bị phạt nhiều tiền. Cụ thể, cập nhật mức phạt như sau:

– Nếu thông báo chậm quá hạn quy định từ 1 ngày – 30 ngày sẽ bị phạt tiền từ 1 triệu đồng đến 5 triệu đồng.

– Nếu thông báo quá hạn từ 31 – 90 ngày thì sẽ đối mặt với khung phạt tiền từ 5 triệu tới 10 triệu đồng.

– Nếu thông báo quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên sẽ bị phạt từ 10 triệu – 15 triệu đồng.

Quy trình thực hiện đổi địa chỉ văn phòng đại diện

Để thay đổi địa chỉ thuận lợi thì chủ doanh nghiệp hoặc bộ phận hành chính văn thư thực hiện nhiệm vụ hoàn tất hồ sơ thủ tục cần phải thực hiện đúng quy định của pháp luật.

Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ

Những hồ sơ để thay đổi địa chỉ nhanh chóng cơ bản như sau:

Thứ nhất là cần văn bản thông báo về sự thay đổi trong nội dung hoạt động của văn phòng đại diện khi thay đổi địa chỉ.

Thứ hai là cần biên bản cuộc họp về việc thay đổi nội dung hoạt động, thay đổi địa điểm văn phòng đại diện của:

• Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên.
• Hội đồng quản trị với công ty cổ phần.
• Các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh

Riêng với công ty trách nhiệm hữu hạn 1 thành viên thì cần quyết định của chủ sở hữu công ty.

Xem thêm: Cho Thuê Văn Phòng Đại Diện tại Hà Nội cho Doanh Nghiệp

Tiến hành thủ tục thay đổi

Làm việc với cơ quan thuế liên quan vấn đề chuyển địa điểm theo đúng Luật pháp Việt Nam về lĩnh vực thuế.

Sau đó cần gửi tất cả thông báo về việc thay đổi các nội dung đã đăng ký hoạt động của các văn phòng đại diện của công ty đến Phòng đăng ký kinh doanh – nơi đặt trụ sở của chi nhánh, văn phòng đại diện của công ty.

Tiếp theo, phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ hồ sơ giấy tờ, sau đó trao Giấy biên nhận. Giấy chứng nhận đã đăng ký hoạt động văn phòng đại diện, Giấy chứng nhận đã đăng ký địa điểm kinh doanh được cấp trong thời hạn là 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được các hồ sơ hợp lệ.

Nếu các công ty và doanh nghiệp có nhu cầu, phòng đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện của và địa điểm kinh doanh của công ty.

Riêng trường hợp doanh nghiệp chuyển địa điểm văn phòng đại diện sang một địa điểm khác tỉnh thành nơi đã đăng ký trước đó thì doanh nghiệp cần gửi thông báo thay đổi các nội dung đăng ký hoạt động đến Phòng đăng ký kinh doanh nơi mà dự tính chuyển đến. Sau phòng Đăng ký kinh doanh sẽ nhận thông báo và trao Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động. Tiếp đó, lại gửi thông tin đến Phòng Đăng ký kinh doanh ở địa điểm cũ.

Những thông tin cơ bản, hữu ích ở trên hy vọng sẽ giúp bạn thuận lợi hơn khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện để có địa điểm mới hoạt động hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian có thể nhờ tới sự tư vấn hỗ trợ của các đơn vị cung cấp dịch vụ làm thủ tục thay đổi địa chỉ chuyên nghiệp. Họ sẽ tiếp nhận thông tin, tư vấn cho bạn quá trình cụ thể, soạn thảo hồ sơ, trực tiếp thực hiện thủ tục, nhận bàn giao kết quả cho bạn.

5/5 - (1 bình chọn)

Nguồn bài viết tại Intracom Riverside

source https://intracom-riverside.vn/tin-tuc/thay-doi-dia-chi-van-phong-dai-dien/