So Sánh Văn Phòng Đóng Và Văn Phòng Mở

 Văn phòng đóng và văn phòng mở là hai loại văn phòng phổ biến hiện nay trên thị trường. Trước tình hình số lượng các công ty mới gia tăng chóng mặt, nhu cầu thuê hai loại văn phòng này càng tăng cao. Bài viết sau sẽ so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở để các công ty có căn cứ lựa chọn mô hình phù hợp nhất với công ty của mình.

So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở, ưu nhược điểm mỗi loại là gì?

Bằng những kinh nghiệm thực chiến trong ngành bất động sản, chúng tôi xin tổng hợp và giới thiệu tới các bạn thông tin chi tiết về hai mô hình văn phòng đóng và văn phòng mở dưới đây.

Văn phòng đóng

Đây là không gian làm việc truyền thống chủ yếu tạo ra các không gian kín để các phòng ban, bộ phận làm việc riêng biệt, có sự tập trung và riêng tư cao. Sự ngăn cách tạo ra những không gian riêng làm từ các bức tường kiên cố hoặc các vách ngăn thạch cao.

Ưu điểm

• Văn phòng đóng hạn chế sự ảnh hưởng của không gian bên ngoài, mang tới sự yên tĩnh, tập trung, giúp nhân viên gia tăng năng suất làm việc.
• Những bức tường kín giúp nhân viên gỡ bỏ cảm giác bị lãnh đạo giám sát 24/24, gián tiếp mang tới sự thoải mái trong khi làm việc.
• Trong các cuộc họp nhóm, họp phòng, khi tranh luận, khi Brainstorming nhóm… mọi người đều có thể tự do thể hiện ý kiến của mình, không bị hạn chế vì sợ ảnh hưởng mọi người xung quanh.
• Không gian đóng hạn chế được sự lây nhiễm bệnh tật qua đường không khí bởi có sự giới hạn về số lượng người tiếp xúc thường xuyên với nhau.
• Vì không gian kín nên trong quá trình làm việc, các thông tin, cuộc họp, điện thoại được bảo mật tối đa, không sợ bị rò rỉ thông tin.

Trên đây là những ưu điểm văn phòng đóng để các bạn xem xét trước khi lựa chọn.

Nhược điểm

• Khi xây dựng mặt bằng làm việc cần phải tính toán trước tới việc thiết kế từng phòng ban diện tích ra sao, dùng vách ngăn hay tường gạch… thế nào để đảm bảo thiết kế có tính an toàn và thẩm mỹ.
• Các trang thiết bị, máy móc cần phải chuẩn bị đầy đủ như điều hòa, máy in, bàn làm việc… Mỗi phòng làm việc đều cần phải trang bị thiết bị riêng nên chi phí khá cao.
• So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở cho thấy, số lượng trang thiết bị, vật dụng văn phòng đóng cao nên tốn kém chi phí bảo dưỡng, bảo trì để giúp các đồ đạc sử dụng an toàn, bền bỉ.
• Khi các phòng đã được ngăn cách, chỗ ngồi đã cố định thì việc mở rộng, cơi nới rất mất thời gian và tốn kém chi phí, công sức.
• Tình trạng thường gặp tại các văn phòng đóng là lượng ánh sáng và không khí lưu thông kém, bí bách, khiến tâm lý nhân viên đôi lúc thấy ngột ngạt.
• Việc phòng nào làm việc phòng nấy, ít nhìn thấy nhau sẽ khiến cho các mối quan hệ giữa các nhân viên, phòng ban trong công ty dễ không được thân thiết. Bởi mọi người bị hạn chế cơ hội tương tác, chuyện trò.
• Khi cần tương tác giữa các phòng ban, nhân viên cần di chuyển mất thời gian để trao đổi với nhau.

Văn phòng mở

Đây là mô hình mà các nhân viên cùng làm trong một không gian chung, diện tích rộng, thiết kế có sự hạn chế sự xuất hiện của các bức tường và vách ngăn.

Ưu điểm

• Bàn làm việc của các nhân viên ưa chuộng dùng các tấm chắn kính trong suốt hoặc panel nhựa để ngăn cách cho nhân viên có không gian riêng, đồng thời, vẫn đễ tương tác với mọi người và mang tới không gian thoáng cho văn phòng.
• Các nhân viên dễ thảo luận, nói chuyện với nhau trong giờ làm việc, phát huy tối đa hiệu quả làm việc nhóm, đề cao tính sáng tạo.
• Vì số lượng người cùng làm việc trong một không gian lớn, việc di chuyển trong không gian thuận tiện nên không nhất thiết mỗi một bộ phận phải trang bị đầy đủ trang thiết bị máy móc. Công ty có thể tiết kiệm được nguồn chi phí đáng kể vì giảm bớt được lượng trang thiết bị máy móc trang bị: điều hòa, máy in, máy photo… Vì để cho nhân viên các bộ phận dùng chung với nhau.
• So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở cho thấy, đặc thù văn phòng mở có ít vách ngăn, tường cứng phân cách nên khi muốn thay đổi cấu trúc không gian làm việc, thay đổi vị trí bàn ghế, cách sắp xếp nội thất thì đều dễ dàng.
• Đặc điểm thu hút của văn phòng mở là không gian rộng rãi, ánh sáng không khí lưu thông tốt giúp cho quá trình làm việc thuận lợi hơn, tinh thần hưng phấn và sáng tạo hơn.
• Việc mọi nhân viên cùng làm một khu, các phòng ban hay bộ phận cùng làm trong cùng một không gian giúp cho các nhà lãnh đạo giám sát nhân viên tốt hơn.
• Khả năng tương tác, xây dựng các mối quan hệ tốt đẹp của nhân viên cao hơn.
• Khi có nhu cầu hoạt động nhóm, các nhân viên có thể nhanh chóng tập trung bất kỳ lúc nào trong văn phòng không gian mở. Không nhất thiết phải vào bàn họp riêng mà đôi khi ngồi ở ngay khu vực làm việc của mình cũng có thể họp nhóm dễ dàng.
• Việc di chuyển từ bàn này sang bàn khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác đơn giản với những lối đi rộng rãi, thông thoáng.

Nhược điểm

• Nếu đang họp mà mọi người ở khu vực xung quanh nói chuyện thì rất dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp và sự tập trung của các thành viên tham gia họp.
• Do là không gian chung nên khi họp nhóm, thảo luận tại chỗ dễ gây mất tập trung cho những người xung quanh đang làm việc.
• Tính bảo mật có phần hạn chế hơn bởi màn hình máy tính hay các cuộc gọi của bạn có thể bị quan sát, để ý bởi những người khác, thậm chí là sếp.
• Cần đầu tư thêm về thiết bị thông gió, thông khí, ánh sáng… trong không gian làm việc để đảm bảo chất lượng không khí, ánh sáng đủ cho số lượng người lớn làm việc trong công ty.

Nên thuê văn phòng đóng hay văn phòng mở?

Không có câu trả lời cố định và duy nhất cho các công ty. Bởi tùy vào quy mô, định hướng, ngành nghề hoạt động của các công ty để linh hoạt chọn văn phòng đóng hoặc văn phòng mở phù hợp nhất.

Sau khi so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở, chúng tôi đưa ra một số gợi ý cho các bạn nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn mô hình phù hợp:

Với những mặt bằng diện tích vừa và nhỏ, để tối ưu không gian sử dụng và tiết kiệm chi phí mặt bằng, nên thiết kế phong cách mở. Như vậy sẽ mang tới cảm giác không gian rộng rãi hơn, thoáng mát hơn, tránh bí bách. Hơn nữa, cũng tiết kiệm được chi phí mua sắm trang thiết bị hoặc xây tường, dựng các vách thạch cao.

Văn phòng mở cũng thích hợp với các công ty startup, công ty về lĩnh vực công nghệ hay agency. Các ngành có tính năng động như kinh doanh, marketing… cũng rất thích hợp với văn phòng mở.

Đối với những doanh nghiệp lớn có tài chính ổn định, có nhiều bộ phận bảo mật như kế toán, hr, telesales… thì nên lựa chọn mô hình văn phòng đóng.

Ngoài ra, dựa vào văn hóa doanh nghiệp, mô hình công ty hoặc tính chất công việc trao đổi thông tin giữa nhân viên mà bạn có thể chọn mô hình phù hợp nhất với công ty mình, sau khi so sánh văn phòng đóng và văn phòng mở. Mỗi loại văn phòng có những ưu nhược điểm riêng, hi vọng các bạn cân nhắc và lựa chọn được văn phòng phục vụ tốt nhất quá trình vận hành và phát triển công ty mình.