Cách Bố Trí Phòng Họp Đúng Tiêu Chuẩn

Phòng họp là không gian có vai trò quan trọng trong kết nối các thành viên của công ty, là nơi họp bàn đưa ra các quyết sách, đồng thời mang lại cảm hứng cho mọi người tương tác, đóng góp ý kiến. Vậy cách bố trí phòng họp đúng tiêu chuẩn ra sao để phòng họp phát huy vai trò của mình tốt nhất? Cùng tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

Tầm quan trọng của phòng họp với các doanh nghiệp

Phòng họp là một địa điểm quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Hầu hết các lãnh đạo công ty đều đặc biệt quan tâm tới không gian này. Thế nên, việc bố trí phòng họp đúng chuẩn rất cần thiết.

Phòng làm việc là không gian để mỗi cá nhân hoàn thành nhiệm vụ riêng lẻ của mình. Còn phòng họp thường là nơi tập trung nhân viên và lãnh đạo, cùng nhau bàn bạc, báo cáo, lập kế hoạch, trao đổi mọi vấn đề lớn nhỏ của từng bộ phận, của cả công ty. Nó có vai trò gắn kết mọi người trong doanh nghiệp với nhau, thể hiện một phần văn hóa công ty.

Phòng họp được thiết kế đẹp, bố trí hợp lý hài hòa sẽ tác động tích cực tới chất lượng cuộc họp rất nhiều. Bởi trong không gian phòng họp đẹp thì nhân viên sẽ cởi mở, thoải mái hơn để đưa ra những ý tưởng hay, những đề xuất thực tế với sếp. Đồng thời, chính các sếp cũng bình tĩnh, lắng nghe và sáng suốt hơn trong một cuộc họp tại không gian lý tưởng.

Phòng họp không chỉ là nơi tập trung người trong công ty. Nó còn là nơi tiếp đón khách hàng, đối tác… khi họ ghé thăm, bàn bạc, trao đổi, ký kết hợp đồng… Hình ảnh phòng họp thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín của công ty, thúc đẩy niềm tin của khách hàng. Thông qua hình ảnh một phòng họp đẹp, tiêu chuẩn, doanh nghiệp sẽ khẳng định được vị thế của mình, mở ra nhiều cơ hội hợp tác và phát triển trong tương lai.

Cách bố trí phòng họp để đúng tiêu chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp

Tùy theo năng lực tài chính và nhu cầu, ý tưởng của mỗi công ty mà sẽ có cách bố trí phòng họp khác nhau. Tuy nhiên, để có được phòng họp tiêu chuẩn đáp ứng công năng tối ưu, đồng thời mang lại hiệu quả truyền thông thì bạn nên cân nhắc các lưu ý dưới đây.

Lưu ý về diện tích

Theo các thiết kế văn phòng chuyên nghiệp, các doanh nghiệp nên tính toán sao cho đủ tối thiểu 1,8m2/người trong không gian phòng họp. Đó là tiêu chuẩn cho diện tích sử dụng bàn. Còn nếu phòng họp không có bàn, tối ưu diện tích, chỉ dùng ghế thì tối thiểu phải đảm bảo 0,8m2/người.

Như vậy, có thể tính toán quy mô nhân viên thường trực tham gia các cuộc họp để thiết kế diện tích phù hợp. Nhưng cũng cần đảm bảo tiêu chuẩn diện tích phòng họp tối thiểu để không quá nhỏ. Hiện nay, phòng họp dạng nhỏ phổ biến diện tích tối thiểu 20m2, còn phòng họp vừa có diện tích tối thiểu là 40m2.

Nên bố trí cửa ra vào đủ để mọi người đi lại thoải mái. Với phòng họp lớn, chứa đông người, cân nhắc nên có thêm cửa phụ phía sau để đáp ứng như cầu lưu thông. Trần phòng họp tối thiểu là 3m hoặc cao hơn để mang lại cảm giác rộng rãi, thoáng, tránh bí bách, ngột ngạt. Đặc biệt các phòng lớn nên sử dụng các vật liệu cách âm và chống ồn để cuộc họp diễn ra tập trung, yên tĩnh, hiệu quả.

Lưu ý vị trí

Địa điểm đặt phòng họp nên đảm bảo vừa ở chỗ thoáng và rộng rãi, lối đi vào thuận tiện vừa phải yên tĩnh, hạn chế ồn ào. Thông thường thì phòng họp sẽ được đặt một tầng riêng, không có phòng ban nào bên cạnh nếu công ty thuê riêng một tòa nhà nhiều tầng. Tầng 2 hoặc tầng 3 là hợp lý vì đi lại dễ, không mất nhiều thời gian và thể hiện được sự chuyên nghiệp. Còn với các công ty thuê sàn văn phòng làm mặt bằng hoạt động thì cách bố trí phòng họp hiệu quả là ở một góc sàn, không nên đặt giữa công ty vì khá ồn.

Còn với các doanh nghiệp liên tục tiếp đón khách hàng, đối tác tới làm việc thì cần bố trí phòng họp ở nơi đi vào nhanh và dễ nhất. Vào phòng họp trước, xong mới tới không gian làm việc của các phòng ban khác là hợp lý. Như vậy, sẽ không gây mất tập trung cho nhân viên khi khách đi vào phòng họp.

Lưu ý về cách sắp xếp bàn ghế

Trong các cách bố trí phòng họp thì bố trí bàn ghế rất quan trọng. Với mỗi kiểu sắp xếp bàn ghế khác nhau, sắc thái cuộc họp, cảm nhận của mọi người… sẽ khác nhau. Chúng tôi gợi ý một số kiểu sắp xếp phổ biến dưới đây để bạn tham khảo.

Sắp xếp bàn họp thể hiện được uy quyền bằng cách phân biệt cấp bậc của người tham gia. Vị trí đầu bàn sẽ dành cho chủ tọa, chính là các lãnh đạo. Xuôi dần về phía cuối bàn, ở cả hai phía là các nhân viên.

Sắp xếp bàn họp dành cho những cuộc trao đổi, bàn bạc, ký kết với đối tác, khách hàng. Khi đó, lãnh đạo công ty sẽ ngồi giữa bàn, đối diện là người có trọng trách quan trọng tương đương ở phía đối tác ngồi, còn những người còn lại ngồi xung quanh.

Xem thêm: Cách bố trí phòng làm việc của lãnh đạo

Với những cuộc họp tự do mang tính chất thảo luận với sự tham gia của nhiều nhân viên hoặc nhiều người có cùng cấp bậc hoặc bỏ qua sự phân chia cấp bậc. Mọi người ngồi quây tròn xung quanh bàn, thường là bàn tròn. Hạn chế của dạng bàn này là không đặt được nhiều bàn tròn trong cùng một không gian vì sẽ phân tán sự tập trung.

Các phòng họp classroom (lớp học) thường thiết kế trên diện tích rộng, đáp ứng nhu cầu họp đông người (hàng trăm người) hoặc hội thảo, hội nghị. Có thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng đầy đủ. Các dãy bàn ghế quay hướng lên sân khấu, thuận tiện cho việc ghi chép tài liệu.

Các doanh nghiệp đang có nhu cầu thiết kế phòng họp tiêu chuẩn, chuyên nghiệp, lý tưởng nên tham khảo cách bố trí phòng họp ở trên. Có thể thuê mặt bằng công ty tại các tòa văn phòng chuyên nghiệp để thừa hưởng các không gian làm việc nói chung và không gian phòng họp nói riêng được setup sẵn. Bên cạnh đó, cũng có thể thuê các đơn vị chuyên tư vấn, thiết kế để sở hữu phòng họp phù hợp với mong muốn của doanh nghiệp nhất.

5/5 - (1 bình chọn)

Nguồn bài viết tại Intracom Riverside

source https://intracom-riverside.vn/tin-tuc/cach-bo-tri-phong-hop/